Wat is het verschil tussen een raamovereenkomst en een overheidsopdracht?

We krijgen soms de vraag of een opdracht nu best in de markt gezet kan worden als een overheidsopdracht of als een raamovereenkomst. Hieronder lees je waarom het antwoord soms niet meteen zo eenvoudig is en hoe wij dit in de meeste gevallen opnemen.

Een raamovereenkomst, zoals gedefinieerd onder de wet overheidsopdrachten van 17/06/2016, is een overeenkomst tussen één of meerdere aanbesteders en één of meerdere ondernemers. Het doel van zo'n overeenkomst is om gedurende een vastgestelde periode de voorwaarden voor toekomstige opdrachten vast te leggen. Dit betreft niet alleen prijzen, maar ook andere aspecten zoals levertermijnen, kwaliteit en verpakking. Het belangrijkste kenmerk van een raamovereenkomst is dat de vastgelegde voorwaarden niet aanzienlijk gewijzigd mogen worden bij het gunnen van specifieke opdrachten die hierop gebaseerd zijn.

Een interessant aspect van raamovereenkomsten is hun flexibiliteit. Ze kunnen worden gesloten tussen meerdere partijen aan zowel de vraag- als de aanbodzijde, waardoor ze een breed scala aan opdrachten kunnen omvatten. De Europese regelgever erkent de voordelen van bundeling van aankopen, wat kan leiden tot schaalvoordelen voor aanbestedende overheden.

Een recente omzendbrief van de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning benadrukt dat raamovereenkomsten dienen als een overkoepelende overeenkomst die een stroom van opdrachten bundelt. Specifieke opdrachten kunnen na het sluiten van de raamovereenkomst worden geplaatst via formele bestellingen of een relatief eenvoudig plaatsingstraject, zoals een minicompetitie.

Het is echter niet altijd duidelijk waar de grens ligt tussen een opdracht die gedurende een bepaalde tijd moet worden uitgevoerd en een raamovereenkomst. De sleutel ligt in de bewoordingen van het bestek. Een raamovereenkomst wordt meestal expliciet vermeld in de titel van het bestek. De aanbestedende overheid heeft de vrijheid om te bepalen of een overeenkomst als raamovereenkomst wordt beschouwd of niet. De exacte bewoordingen van het bestek zijn hierbij dus cruciaal.

Enkele voorbeelden:

1. Afvalophaling: Een overeenkomst voor afvalophaling met een geschatte hoeveelheid afval is wellicht geen raamovereenkomst omdat de uitvoering niet telkens opnieuw moet worden besteld. Het aantal afval speelt hierbij geen rol; het bevel om de afvalophaling te starten wordt slechts eenmaal gegeven. Theoretisch gezien zou het mogelijk zijn om gescheiden afvalophaling als een raamovereenkomst te formuleren, maar dit zou omslachtig zijn.
2. Fietsleasing: Fietsleasing zou een gewone opdracht zijn als het gaat om dezelfde fietsen zonder exacte hoeveelheid, bijvoorbeeld enkel onderscheid tussen mannen- en vrouwenfietsen. Echter, het kan als een raamovereenkomst worden beschouwd als het een breed scala aan fietsen betreft, inclusief verschillende modellen, elektrisch/niet-elektrisch, stadsfietsen/koersfietsen/MTB’s/gravelbikes, waarvoor telkens afzonderlijke bestellingen kunnen worden geplaatst.
3. Onderhoud van verwarming: Onderhoud van verwarming lijkt eerder een opdracht omdat het bevel van aanvang slechts eenmaal wordt gegeven, zelfs als er jaarlijks verwarmingen aan worden toegevoegd, voor zover dit in het bestek is opgenomen. Dit wordt niet beschouwd als een raamovereenkomst vanwege de eenmalige bestelling.

Conclusie:

Een raamovereenkomst biedt flexibiliteit en efficiëntie in het proces van overheidsopdrachten. Het legt de basisvoorwaarden vast voor toekomstige opdrachten, terwijl de aanbestedende overheid de mogelijkheid behoudt om specifieke opdrachten binnen een vastgestelde termijn en maximale waarde te plaatsen.

Het blijft echter belangrijk om de specifieke bewoordingen van het bestek te analyseren om te bepalen of een overeenkomst daadwerkelijk als raamovereenkomst kan worden beschouwd. Zo blijft het systeem van overheidsopdrachten transparant, eerlijk en werkbaar voor alle betrokken partijen.

Zit je zelf met specifieke vragen omtrent overheidsopdrachten?

Twijfel dan zeker niet om ons te contacteren en dan helpen we u met plezier hiermee verder.