Case study - begeleiding bij gesubsidieerde overheidsopdracht voor vzw

Implementatie van een industriële wasstraat voor MIVAS vzw

Achtergrond:

Begin 2022 werd Tender Portal benaderd door MIVAS vzw om te helpen bij een belangrijk project: de aanschaf van een industriële wasstraat voor het reinigen van diverse materialen. Deze opdracht werd gedeeltelijk gefinancierd met subsidie van de Europese Unie (Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling (EFRO) en moest volgens de wetgeving overheidsopdrachten worden uitgevoerd.

Hoewel MIVAS vzw ervaring had met het inschrijven op overheidsopdrachten, ontbrak het hen aan expertise op het gebied van opdrachtdocumenten en naleving van de Wetgeving Overheidsopdrachten (WOO). Onze rol was om hen te begeleiden bij het opstellen van de benodigde documenten en ervoor te zorgen dat de wasstraat conform de specificaties werd geleverd en geïmplementeerd.

Stappen die zijn ondernomen:

1. Behoefteanalyse en specificaties

Allereerst voerden we een grondige behoefteanalyse uit in samenwerking met MIVAS vzw. We identificeerden de exacte vereisten voor de industriële wasstraat, zoals capaciteit, reinigingsniveaus, energie-efficiëntie en veiligheidsnormen. Deze specificaties werden de basis voor het opstellen van de opdrachtdocumenten.

2. Opstellen van opdrachtdocumenten

We werkten nauw samen met MIVAS vzw om alle nodige opdrachtdocumenten op te stellen. Dit omvatte het definiëren van technische specificaties, leveringsvoorwaarden, prestatie-eisen en contractuele bepalingen volgens de WOO-richtlijnen. Het doel was om een gedetailleerd en juridisch solide document op te stellen dat zou voldoen aan alle eisen van de Europese Unie en de nationale wetgeving.

3. Inschrijvingsprocedure

We begeleidden MIVAS vzw bij het plaatsen van de opdracht volgens de voorschriften van de WOO. Dit omvatte het publiceren van de opdracht, het coördineren van de inschrijvingsprocedure en het evalueren van de ontvangen biedingen. We zorgden ervoor dat het hele proces transparant, eerlijk en in overeenstemming met de wet verliep.

4. Resultaat

Dankzij onze gezamenlijke inspanningen werd de industriële wasstraat ondertussen succesvol geleverd aan MIVAS vzw. De wasstraat voldeed aan alle specificaties en normen die in de opdrachtdocumenten waren vastgelegd. 

Ondertussen werd de wasstraat bij MIVAS vzw geleverd en zijn ze begonnen met het bedienen van hun klanten: https://mivas.be/nieuws/onze-flexibele-wasstraat-is-gearriveerd.

Conclusie:

Dit project illustreert de impact van nauwkeurige planning, samenwerking en naleving van de relevante wet- en regelgeving bij overheidsopdrachten, ook voor vzw’s die door bepaalde omstandigheden voor het projecten onderhevig worden aan de WOO.

Door onze expertise en begeleiding kon MIVAS vzw een cruciaal project succesvol afronden en hun dienstverlening uitbreiden en verbeteren. Deze case toont aan hoe samenwerking tussen organisaties met verschillende expertises kan leiden tot positieve resultaten, zowel voor de betrokken partijen als voor de uiteindelijke klanten.

Ook benieuwd of uw vzw of project onderhevig is aan de wetgeving overheidsopdrachten? Volg ons dan zeker ook op LinkedIn, want binnenkort schrijven we hierover ook een blogbericht.

Opmerkingen, suggesties of vragen? Twijfel dan zeker niet om ons te contacteren via https://www.tenderportal.be/contact of op het nummer 0032 499 74 34 92. 

Graag tot snel!

Het Tender Portal-team